N 3/2015 FATTURAZIONE ELETTRONICA
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- Pubblicato Giovedì, 12 Febbraio 2015 19:43
- Scritto da Gianni Gottardelli
COMUNICATO N. 3/2015
FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - REQUISITI DELLA FATTURA
ELETTRONICA E PROCESSO DI CONSERVAZIONE
PREMESSA
Le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica amministrazione sono da considerarsi fatture elettroniche e come tali devono:
- avere una numerazione distinta rispetto alle altre fatture emesse, in formato cartaceo, verso gli altri clienti (Esempio: fattura n. 1 per i clienti non
PA e fattura n. 1/PA per quelle elettroniche inviate alla PA)
- devono essere registrate in Registri IVA vendite sezionali (o con registrazione a blocchi sezionali all'interno dello stesso registro) in cui registrare
esclusivamente le fatture di vendita elettroniche inviate alla PA
Trattandosi di fatture elettroniche anche la conservazione deve essere elettronica.
REQUISITI DELLA FATTURA ELETTRONICA La fattura, cartacea ed elettronica, deve rispettare i seguenti requisiti noti con l'acronimo A.I.L. (autenticità, integrità e leggibilità) autenticità = si intende la certezza dell'identità del soggetto che ha emesso la fattura; integrità = si intende la non modificabilità del documento;leggibilità = possibilità di rendere leggibile e comprensibile su schermo il documento
Molteplici sono le possibilità e gli strumenti per garantire questi requisiti. Tra questi il più avvalorato e garantista è sicuramente la firma elettronica qualificata dell'emittente. Lo Studio consiglia quindi i clienti di dotarsi di firma digitale CNS (Carta Nazionale dei Servizi) e di relativo software per la firma e la marcatura dei documenti (software DIKE gratuito reso disponibile nel web da infocamere).
Quindi con la creazione del file e la firma digitale si ottempera ai requisiti della fattura elettronica.
CONSERVAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA La normativa in questione fa riferimento al D.M. 17 giugno 2014 del Ministero dell'Economia e delle Finanze pubblicato in Gazzetta Ufficiale n°146 del 26/06/2014 il quale prevede:
TERMINE DI CONSERVAZIONE: entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi. Questo è un termine massimo e nulla vieta il cliente di operare la conservazione con cadenze inferiori. Lo Studio consiglia comunque di archiviare i documenti elettronici con cadenza mensile o trimestrale in linea con la propria cadenza di liquidazione dell'iva.
PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi. (Lo Studio Donato Gottardelli consiglia a tal fine l'utilizzo della marcatura temporale prevista nel software Dilke previo acquisto delle marche temporali nel sito stesso di infocamere
https://www.card.infocamere.it/infocard/pub/marcatura-temporale_5645)
sopperiscano anche all'esigenza della ricerca dei documenti stessi.
RICERCA DEI DOCUMENTI INFORMATICI L'archiviazione come sopra riportato deve permettere di ricercare in modo semplice e veloce i documenti archiviati. Es. ricerche pe nome, data, codice fiscale etc. Chiaramente la semplice firma e marcatura non soddisfano questo requisito che può essere soddisfatto solo con l'ausilio di un software gestionale
INSERIMENTO DELL'IMPOSTA DI BOLLO IN FATTURA Si prevede espressamente che le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo devono riportare specifica annotazione dell'assolvimento di tale tributo ai sensi del decreto in commento (D.M. 17 giugno 2014)
Riepilogando si invitano i clienti che gestiscono le fatture elettroniche a dotarsi di:
- FIRMA DIGITALE (CNS CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI) - MARCHE TEMPORALI PER L'ARCHIVIAZIONE PERIODICA DEI DOCUMENTI - SOFTWARE GESTIONALE DI ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI STESSI (tali funzioni
stanno per essere sviluppate ed incrementate ai tradizionali software di
gestione della contabilità.